Escritório de Processos

Compete ao Escritório de Processos:

I. mapear, avaliar e racionalizar os processos organizacionais da UFV, atuando em parceria com as unidades acadêmicas e administrativas da Instituição;

II. monitorar as alterações no organograma da instituição bem como na legislação vigente que impliquem em alterações nos fluxos dos processos organizacionais, atualizando-os sempre que necessário;

III. dar publicidade aos fluxogramas dos processos organizacionais da UFV; e

IV. propor a adoção de formulários, modelos de documentos, listas de checagem (checklists), manuais, e POPs (Procedimento Operacional Padrão), a fim de otimizar a execução de atividades que compõem os processos organizacionais da instituição.

Dentre os seus principais objetivos, destacam-se:

– Promover a gestão do conhecimento na UFV (mapear, padronizar; controlar histórico de versões);

– Promover a transformação dos processos organizacionais e a gestão do dia a dia (auditar, otimizar, treinar);

– Subsidiar a gestão de risco e de ativos de informação da UFV;

– Auxiliar a gestão do SEI e gestão da documentação;

– Auxiliar em decisões sobre movimentação de força de trabalho;

– Auxiliar em decisões sobre desenvolvimento de software.

Para atender ao proposto, a DGI definiu um modelo de gestão e governança BPM, adaptado de Ferreira (2018), que irá nortear o trabalho do Escritório de Processos na UFV.

Estrutura de Gestão do Escritório de Processos

Na Figura abaixo ilustra-se os principais serviços e processos que o Escritório deverá executar na UFV. O detalhamento de cada processo está disponível na seção de ‘capacitação e material de apoio’.

Fonte: Adaptado de Ferreira (2018)

Dentre esses serviços e processos, alguns são ‘estratégicos’ e de ‘suporte ao EP’, já outros são processos ‘finalísticos’ do Escritório relacionados aos ‘projetos de melhoria’ e ‘gestão do dia a dia’.

Principais Serviços do Escritório de Processos – Fase 1:

Na primeira fase da implantação do projeto o EP irá executar apenas alguns serviços e processos do modelo de gestão proposto. Busca-se focar a atuação em um escopo pequeno de ações e incorporar novas funções à medida que a equipe do Escritório e os demais colaboradores da UFV atinjam maturidade suficiente para tal.

Desta forma, na primeira fase de implantação, o EP irá executar, além dos processos ‘estratégicos’ e de ‘suporte’, apenas três serviços (processos) finalísticos. A saber:

(i) Definição de portfólio de projetos;

(ii) Mapeamento, homologação e publicação de processos;

(iii) Promoção da cultura BPM.

A medida que o projeto avance, o EP irá incorporar novas funções como:

(iv) Otimização e implantação de novos sistemas;

(v) Auditoria de conformidade, desempenho e de riscos.

Na sequência vamos detalhar cada processo finalístico que o EP irá executar nesta primeira fase.

(I) DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIOS DE PROJETOS (Cronogramas)

O Escritório de Processos, em colaboração com os demais setores organizacionais, deve coletar dados e criar um portfólio de projetos para cada setor da universidade (cronograma setorial). Nesta etapa, busca-se definir nomenclaturas padrões, responsabilidades e elaborar e aprovar um cronograma de projetos de mapeamento para cada setor.

Para elaborar um cronograma setorial é necessário que o Escritório, junto do setor demandante, colete e analise dados, utilizando-se as planilhas abaixo.

Planilha para Coleta de Dados

– Exemplo de Planilha para Análise de Dados e Definição de Cronograma (interna do EP)

Os setores estarão aptos a iniciar os trabalhos de mapeamento e melhoria de processos junto ao Escritório após a definição do seu cronograma setorial.

Nos links abaixo (correspondentes a setores vinculados a Pró-reitorias, Reitoria e Centros Acadêmicos) acesse os portfólios setoriais da UFV (cronogramas) já definidos, que contém a identificação dos principais processos de cada setor e as respectivas Fichas Cadastrais dos processos já mapeados.

Pró-reitorias:

Pró-reitoria de Planejamento e Orçamento (PPO)

– Assessoria da PPO

Diretoria de Governança Institucional (DGI)

– Diretoria Financeira (DFN)

– Diretoria de Material (DMT)

– Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI)

Pró-Reitoria de Administração (PAD)

– Assessoria da PAD

– Diretoria de Logística (DLO)

– Diretoria de Meio Ambiente (DAM)

– Diretoria de Manutenção de Edificações (DIM)

– Diretoria de Projetos e Obras (DPO)

– Diretoria de Segurança Patrimonial e Comunitária (DLS)

Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PGP)

– Assessoria da PGP

– Divisão de Gestão de Pessoas (DGP)

– Divisão de Segurança, Saúde Ocupacional e Qualidade de Vida (DSS)

– Divisão de Desenvolvimento de Pessoas (DDP)

Pró-Reitoria de Ensino (PRE)

– Assessoria da PRE

– Diretoria de Registro Escolar (RES)

– Colégio de Aplicação (CAP-Coluni)

– Diretoria de Programas Especiais (DIP)

– Biblioteca Central (BBT)

Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PPG)

– Assessoria da PPG

– Instituto de Políticas Públicas e Desenvolvimento Sustentável (IPPDS)

– Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT)

– Instituto de Biotecnologia Aplicada à Agropecuária (BIOAGRO)

– Comissão Interna de BioSegurança (CIBIO)

– Comissão de Ética em Pesquisa (CEP)

– Comissão de Ética no Uso de Animais (CEUA)

Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários (PCD)

– Assessoria da PCD

– Divisão de Alimentação (DAL)

– Divisão de Saúde (DSA)

– Divisão de Assistência Estudantil (DAE)

– Divisão de Esporte e Lazer (DLZ)

– Divisão Psicossocial (DVP)

– Serviço de Bolsas (SBO)

Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PEC)

– Assessoria da PEC

– Editora da UFV (EDT)

– Divisão de Assuntos Culturais (DAC)

– Divisão de Eventos (DEV)

– Divisão de Extensão (DEX)

Órgãos de Assessoria à Reitoria:

– Reitoria (GAB)

– Secretaria dos Órgãos Colegiados (SOC)

– Procuradoria Jurídica (PRJ)

– Ouvidoria (OUV)

– Auditoria Interna (AIN)

– Diretoria de Comunicação Institucional (DRC)

– Diretoria de Relações Internacionais (DRI)

– Coordenadoria de Educação Aberta e a Distância (CEAD)

– Central de Experimentação, Pesquisa e Extensão do Triangulo Mineiro (CEPET)

– Centro Tecnológico de Desenvolvimento Regional de Viçosa (CENTEV)

Centros e Institutos de Ciências:

– Centro de Ciências Agrárias (CCA)

– Centro de Ciências Biológicas e da Saúde (CCB)

– Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas (CCE)

– Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes (CCH)

– CRP – Instituto de Ciências Agrárias (IAP)

– CRP – Instituto de Ciências Biológicas e da Saúde (IBP)

– CRP – Instituto de Ciências Humanas e Sociais (IHP)

– CRP – Instituto de Ciências Exatas e Tecnológicas (IEP)

– CEDAF – Instituto de Ciências Agrárias (IAF)

– CEDAF – Instituto de Ciências Biológicas e da Saúde (IBF)

– CEDAF – Instituto de Ciências Exatas e Tecnológicas (IEF)

– CEDAF – Instituto de Ciências Humanas (IHF)

As Fichas Cadastrais dos processos já mapeados pelo setor foram disponibilizadas nas abas da planilha de cronograma. Na Ficha Cadastral, cada processo foi documentado da seguinte forma: (i) nome do processo; (ii) objetivo; (iii) atores envolvidos; (iv) setor dono do processo; (v) descrição das atividades, prazos e entregas; (vi) documentos necessários; (vii) sistemas utilizados; (viii) classificação de temporalidade; (ix) objetivo estratégico; (x) resoluções normativas; (xi) se tramita no SEI: quem pode criar e nível de acesso; (xii) nome e contato dos servidores que elaboraram e (xiii) data da última atualização.

Para entender melhor o fluxo do processo ‘Definição de Portfólio de Projetos’, clique na foto a seguir.

(II) MAPEAMENTO, HOMOLOGAÇÃO E PUBLICAÇÃO DE PROCESSOS

Uma vez que o portfólio de projetos de mapeamento do setor (cronograma) esteja definido e publicado no site do EP, este poderá iniciar trabalhos de mapeamento de processos junto ao Escritório.

Antes de iniciar um novo projeto de mapeamento é necessário que o setor notifique o escritório de processos por meio do e-mail escritoriodeprocessos@ufv.br

Inserir no título do e-mail: “Setor X – Envio de Processo Mapeado”

No corpo do e-mail informar:

– o nome do processo que deseja mapear (conforme o cronograma aprovado)

– o prazo para a entrega da primeira versão do modelo mapeado (conforme os treinamentos).

Após finalizar o mapeamento, o setor deverá enviar no mesmo e-mail o arquivo bizagi (.bpm) onde consta a ultima versão salva do modelo. Uma vez enviado o arquivo, a equipe do EP irá analisar o trabalho e, se estiver correto, irá publicar o fluxo na seção ‘Portfólio de Processos Mapeados’.

Para entender melhor o fluxo do processo de ‘Mapeamento, Homologação e Publicação’, clique na foto a seguir.

(III) PROMOÇÃO DA CULTURA BPM

Em construção

Portfólio de Processos Mapeados

Abaixo é possível acessar a lista dos processos críticos da UFV. Aqueles que estão com hiperlink já foram mapeados. À medida que os dados forem coletados, novos processos serão disponibilizados.

Ao clicar no nome de um processo (com hiperlink), aparecerá o respectivo modelo. Clicando-se no modelo, poderão ser visualizadas as atividades realizadas. Clicando-se, por sua vez, nessas atividades, poderá ser visualizado os Procedimentos Operacionais Padrões (POP’s).

Observação: Os códigos dos processos (Ex.: DG500) indicam qual é o setor “Dono do Processo” e se aquele processo tramita no SEI ou não. Processos que tramitam no SEI terão código 001 à 500. Processos que não tramitam no SEI terão código acima de 500.

Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PPO)

DGI

Escritório de Processos:

• DG501 – Organização: Gestão de Processos – Definição e Alterações de Cronograma

Subprocesso (DG501) – Organização: Gestão de Processos – Mapear e Publicar Processos

• DG502 – Organização: Gestão de Processos Dia a Dia – Gestão da Comunicação do EP

DG503 – Organização: Gestão de Processos Dia a Dia – Auditoria de Conformidade

Gestão de Risco:

DG512 – Organização: Gestão de Riscos – Mapear e Publicar Riscos

DG522 – Organização: Gestão de Riscos – Comunicar e Monitorar Riscos

Gestão do SEI:

DG504 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro de Usuários Externos

DG505 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro de Servidores

DG506 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro de Colaboradores Eventuais

DG507 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Registro da Tramitação de Processos Físicos

DG508 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro e Alteração de Unidades

DG509 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro de Tipos de Processos

DG510 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Cadastro de Modelos de Documentos

DG511 – Doc. e Informação: Gestão do SEI – Desanexar Processo ou Cancelar Documentos

Governança Institucional:

DG13 – Organização: Politica de Gestão de Riscos e Controles Internos (PGRC)

• DG14 – Organização: Diagnóstico do Índice de Governança e Gestão Pública (IGG)

• DG15 – Organização: Gestão da Política de Governança Institucional (PGI)

• DG16 – Organização: Diagnóstico e Implementação da Transparência

• DG17 – Organização: Gestão do Sistema de Correição

• DG18 – Organização: Gestão da Privacidade de Dados

• DG19 – Organização: Gestão do Plano de Integridade

Convênios e Parcerias:

DG01 – Administração: Contrato de Prestação de Serviços

DG02 – Administração: Acordo de Parceria

• DG03 – Administração: Acordo de Cooperação Técnica

Subprocesso (DG1, DG02, DG03) – Administração Geral: Termo Aditivo de Prazo e/ou Valor

• DG06 – Administração: Termo de Execução Decentralizada

• DG20 – Administração: Protocolo de Intenções

• DG21 – Administração: Outorga de Uso de Laboratório

Gestão Contratual:

• Em construção

DFN

• Em construção 

DMT

• Em construção 

DTI

• Em construção 

Pró-Reitoria de Ensino (PRE)

• Em construção 

Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PPG)

• Em construção 

Pró-Reitoria de Administração (PAD)

• Em construção 

Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários (PCD)

• Em construção 

Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PEC)

• Em construção 

Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PGP)

• Em construção 

Órgãos de Assessoria à Reitoria:

• Em construção 

Centros e Institutos de Ciências:

• Em construção 

Capacitação e Material de Apoio

Curso: ‘Como mapear processos com o Bizagi Modeler’

(estará disponível em breve no CEAD-UFV. Acesse uma prévia no youtube: playlist com 3 vídeos)

Proposta de Estruturação do Escritório

Vídeo: ‘Introdução sobre o projeto’

Vídeo: ‘Como preencher a planilha de coleta de dados do EP’

Vídeo: ‘Introdução à auditoria de conformidade’

Planilhas de Controle:

Clique aqui para acompanhar a evolução dos trabalhos de Mapeamento na UFV

Clique aqui para acessar o histórico de reuniões e controles do EP

Clique aqui para acessar o contato das equipes setoriais

Benchmarking:

Acesse aqui a página do Escritório de Processos da UFVJM;

Acesse aqui a página do Escritório de Processos da UFJF;

Acesse aqui a página do Escritório de Processos da UFPE;

Contato:

Allan Castro Ferreira

escritoriodeprocessos@ufv.br

Ramal 2614