Serviços do Escritório de Processos

A DGI definiu um modelo de gestão e governança BPM, adaptado de Ferreira (2018), que irá nortear o trabalho do Escritório de Processos na UFV.

Na Figura abaixo ilustra-se os principais serviços e processos que o Escritório deverá executar na UFV. O detalhamento de cada processo está disponível na seção de ‘capacitação e material de apoio’.

Fonte: Adaptado de Ferreira (2018)

Dentre esses serviços e processos, alguns são ‘estratégicos’ e de ‘suporte ao EP’, já outros são processos ‘finalísticos’ do Escritório relacionados aos ‘projetos de melhoria’ e ‘gestão do dia a dia’.

Principais Serviços do Escritório de Processos – Fase 1:

Na primeira fase da implantação do projeto o EP irá executar apenas alguns serviços e processos do modelo de gestão proposto. Busca-se focar a atuação em um escopo pequeno de ações e incorporar novas funções à medida que a equipe do Escritório e os demais colaboradores da UFV atinjam maturidade suficiente para tal.

Desta forma, na primeira fase de implantação, o EP irá executar, além dos processos ‘estratégicos’ e de ‘suporte’, apenas três serviços finalísticos. A saber:

(i) Definição de portfólio de projetos;

(ii) Mapeamento, homologação e publicação de processos;

(iii) Avaliação de riscos e desempenho.

A medida que o projeto avance, o EP irá incorporar novas funções como:

(iii) Avaliação de conformidade e Gestão da comunicação do EP;

(v) Otimização e implantação de novos sistemas;

Na sequência vamos detalhar cada processo finalístico que o EP irá executar nesta primeira fase.

(I) DEFINIÇÃO DE PORTFÓLIOS DE PROJETOS (Cronogramas)

O Escritório de Processos, em colaboração com os demais setores organizacionais, deve coletar dados e criar um portfólio de projetos para cada setor da universidade (cronograma setorial). Nesta etapa, busca-se definir nomenclaturas padrões, responsabilidades e elaborar e aprovar um cronograma de projetos de mapeamento para cada setor.

Para elaborar um cronograma setorial é necessário que o Escritório, junto do setor demandante, colete e analise dados, utilizando-se as planilhas abaixo.

– Planilha para Coleta de Dados

– Exemplo de Planilha para Análise de Dados e Definição de Cronograma (interna do EP)

Os setores estarão aptos a iniciar os trabalhos de mapeamento e melhoria de processos junto ao Escritório após a definição do seu portfólio de processos setorial. O controle dos projetos de mapeamento e histórico de reuniões do EP estará disponível na seção ‘Portfólio de Projetos‘.

Para entender melhor o fluxo do processo ‘Definição de Portfólio de Projetos’, clique na foto a seguir.

(II) MAPEAMENTO, HOMOLOGAÇÃO E PUBLICAÇÃO DE PROCESSOS

Uma vez que o portfólio de projetos de mapeamento do setor (cronograma) esteja definido e publicado no site do EP, este poderá iniciar trabalhos de mapeamento de processos junto ao Escritório.

Antes de iniciar um novo projeto de mapeamento é necessário que o setor notifique o escritório de processos por meio do e-mail escritoriodeprocessos@ufv.br

Inserir no título do e-mail: “Setor X – Envio de Processo Mapeado”

No corpo do e-mail informar:

– o nome do processo mapeado (conforme o cronograma aprovado)

– adicione em anexo a primeira versão do modelo mapeado (conforme os treinamentos).

Após finalizar o mapeamento, o setor deverá enviar no mesmo e-mail o arquivo bizagi (.bpm) onde consta a ultima versão salva do modelo. Uma vez enviado o arquivo, a equipe do EP irá analisar o trabalho e, se estiver correto, irá publicar o fluxo na seção ‘Portfólio de Processos Mapeados‘.

Para entender melhor o fluxo do processo de ‘Mapeamento, Homologação e Publicação’, clique na foto a seguir.

(III) AVALIAÇÃO DE RISCOS E DESEMPENHO

Uma vez que o setor finalize os trabalhos de mapeamento, este poderá iniciar trabalhos para identificar e publicar riscos organizacionais junto ao EP e, na sequência, monitorar e controlar os riscos na plataforma ForRisco.

O fluxo deste processo será similar ao fluxo do processo anterior. O setor poderá definir quais processos (já mapeados) são prioritários e, para cada processo, deverá coletar dados utilizando-se a planilha abaixo.

– Planilha para Coleta de Dados – Identificação de Riscos

Após preencher a planilha, o setor deverá enviá-la ao EP por e-mail: gestaoderiscos@ufv.br

Inserir no título do e-mail: “Setor X – Identificação de Riscos – Processo X”

No corpo do e-mail informar:

– o nome do processo analisado;

– adicione em anexo a planilha de identificação de riscos (conforme treinamentos).

Após receber a planilha, a equipe do EP irá agendar uma reunião junto aos multiplicadores do setor para analisarem os dados e, quando estiverem corretos, publicar os dados na seção ‘Gestão de Riscos e Desempenho‘. As etapas de tratamento, monitoramento e comunicação dos riscos ficarão para um segundo momento, quando os setores estiverem aptos a utilizarem a PlataformaFor.

Para entender melhor o fluxo do processo de ‘Gestão de Riscos’, clique na foto a seguir.

(IV) AVALIAÇÃO DE CONFORMIDADE E GESTÃO DA COMUNICAÇÃO DO EP

Em construção