Serviços de Gestão do SEI

A UFV está realizando a migração de seus processos para o meio eletrônico através da utilização da plataforma Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Esta inovação permitirá maior celeridade na tramitação processual, integridade, maior economicidade, além de possibilitar o acesso externo e público aos processos que não são objetos de sigilo nos termos da Lei de Acesso à Informação – LAI.

Na sequência, lista-se os principais serviços de gestão do SEI disponíveis na UFV.

Para solicitar um serviço, favor seguir as instruções abaixo.

(I) CADASTRO DE USUÁRIOS EXTERNOS

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

O SEI disponibiliza cadastro para usuários externos, destinado a pessoas físicas que participem em processos administrativos junto à Universidade Federal de Viçosa, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão. Para realizar o cadastro siga as instruções contidas na página Usuário Externo do SEI-UFV.

Após a efetivação do cadastro, o usuário receberá um link para assinatura do documento no e-mail cadastrado. O processo de assinatura é muito simples, conforme demonstrado nesse vídeo tutorial.

(II) CADASTRO DE SERVIDORES

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

Possíveis serviços de cadastro de servidores:

(i) Solicitação de vínculo de usuário à unidade;

(ii) Desativação de acesso de usuário à unidade.

Para realizar uma solicitação de cadastro é necessário que a chefia do setor envie um e-mail para sei@ufv.br ou que o usuário interessado envie o e-mail e anexe um documento comprobatório (que demonstre a vinculação do servidor à unidade).

Caso o remetente não seja o chefe do setor ou o servidor não tenha anexado um documento comprobatório, a solicitação será recusada.

Lembre-se: Se o usuário não faz mais parte de uma unidade no SEI, o usuário ou chefe do setor deve fazer uma solicitação para a remoção da vinculação à unidade.

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: (i) ‘vinculação de usuário à unidade’ ou (ii) ‘desativação de acesso à unidade’

No corpo do e-mail informe:

– Nome da chefia responsável pela unidade;

– Nome completo do servidor que será cadastrado ou o seu CPF;

– Nome da Unidade no SEI para vínculo;

– Prazo de vinculação à unidade (se houver);

– Anexo de documento comprobatório caso a solicitação não venha da chefia. Se a chefia solicitar, não precisa do documento.

(III) CADASTRO DE COLABORADORES EVENTUAIS

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

Podem haver apenas três tipos de colaboradores eventuais cadastrados no SEI:

(i) colaboradores terceirizados;

(ii) discentes bolsistas ou membros de comissão;

(iii) servidor cedido à UFV (servidor de outra instituição cedido temporariamente à UFV).

O colaborador eventual deve ser cadastrado a partir de autorização e solicitação da chefia por ele responsável. Para isso, basta que a chefia envie um e-mail para sei@ufv.br.

Caso o remetente não seja o chefe do setor, a solicitação será recusada.

(i) Cadastro de Colaborador Terceirizado ou Servidor cedido à UFV:

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: (i) ‘Cadastro de colaborador terceirizado’; ou (ii) ‘Cadastro de colaborador cedido à UFV’.

No corpo do e-mail informe:

– Nome completo do usuário;

– CPF e identidade;

– Data de nascimento;

– E-mail do usuário;

– Jornada de trabalho;

– Período no qual terá acesso aos sistemas – Validade do cadastro (recomenda-se máximo 2 anos);

– Unidade(s) a ser vinculado;

– Nome da chefia responsável pela unidade;

– Tipo de função: colaborador terceirizado (indicar empresa/cargo); discente bolsista; outros.

(ii) Cadastro de Colaborador Discente:

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: (i) ‘Cadastro de colaborador discente’

No corpo do e-mail informe:

– Nome completo do usuário;

– CPF e matrícula;

– Unidade(s) a ser vinculado;

– Período no qual terá acesso aos sistemas – Validade do cadastro (recomenda-se máximo 2 anos);

– Nome da chefia responsável pela unidade;

– Anexo da portaria que nomeou o discente (em caso de ser representante de órgão colegiado);

Observação 1: O perfil de cadastro ‘colaborador eventual’ não pode assinar documentos eletronicamente na plataforma SEI como usuários internos do sistema (perfil básico) nem criar novos tipos de processos (com exceção de discentes representantes de órgãos colegiados; e colaboradores que atuam em unidades de processos sigilosos. Nestes casos os colaboradores poderão ter acesso interno, com perfil básico).

Observação 2: Caso seja necessário que uma pessoa externa ao SEI assine documentos no SEI (terceirizado, discentes, contratantes, etc.), este deverá ser cadastrado como usuário externo. Para isso, siga as instruções contidas na página Usuário Externo do SEI-UFV.

Observação 3: Não se deve realizar o cadastro de pessoas externas a unidades SEI com a finalidade de facilitar o acesso destes a processos e documentos de seu interesse. Para consulta a processos e documentos do SEI, utilize a ferramenta Pesquisa Pública disponível no site do SEI-UFV.

(IV) REGISTRO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS FÍSICOS

Com a migração dos processos da UFV para o SEI e a crescente necessidade de criação e tramitação de documentos eletrônicos, muitos processos físicos foram digitalizados, conforme orientado no Manual de Digitalização de Processos e previsto na Resolução 06/17/CONSU. Contudo, processos com tramitação já iniciada em suporte físico poderão continuar com tramitação em suporte físico.
A demanda surgiu com a necessidade de desativação do sistema de controle de processos (SisProcesso) e a continuidade de circulação de processos físicos, especialmente os de grande volume, criados antes de janeiro de 2021.

Para solicitar o registro, siga as instruções do documento: orientações para registro de tramitação de processos físicos.

(V) CADASTRO E ALTERAÇÕES DE UNIDADES

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

Para solicitar cadastros e alterações de unidades no SEI, a chefia do setor deve enviar um e-mail para sei@ufv.br.

Caso o remetente não seja o chefe do setor, a solicitação será recusada.

Possíveis serviços de cadastro e alterações de unidades:

(i) Cadastro de uma nova unidade no SEI;

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cadastro de nova unidade”.

No corpo do e-mail informe:

– Sigla da unidade (não deve conter espaços);

– Nome completo da unidade;

– E-mails a serem vinculados à unidade (preferencialmente o e-mail institucional da unidade);

– Assinaturas que devem estar disponíveis na unidade (ex.: presidente, membro, chefe do setor, diretor, coordenador, docente, técnico-administrativo em educação, etc.);

– Nome completo do servidor responsável pela unidade (chefia);

– Nome completo das pessoas a serem vinculadas à unidade (documento comprobatório ou solicitação da chefia);

– Anexo de um documento que formaliza a criação da unidade.

(ii) Cadastro de e-mail à unidade;

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cadastro de e-mail à unidade”.

No corpo do e-mail informe:

– Sigla da unidade;

– Nome completo da unidade;

– Nome completo do servidor responsável pela unidade (chefia);

– E-mails a serem vinculados à unidade (preferencialmente o e-mail institucional da unidade).

(iii) Cadastro de assinatura na unidade;

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cadastro de assinatura em unidade”.

No corpo do e-mail informe:

– Sigla da unidade;

– Nome completo da unidade;

– Nome completo do servidor responsável pela unidade (chefia);

– Assinaturas que devem estar disponíveis na unidade (ex.: presidente, membro, chefe do setor, diretor, coordenador, docente, técnico-administrativo em educação, etc.).

(iv) Alteração de dados de uma unidade;

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Alteração de dados de uma unidade”.

No corpo do e-mail informe:

– Nome completo do servidor responsável pela unidade (chefia);

– Informe de maneira clara e objetiva a sua necessidade. Envie anexos, caso necessário.

Exemplos: “Desejo alterar o nome da unidade X para Y”, “Desejo alterar a sigla X para Y”, etc.

(v) Desativação de uma unidade.

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Desativação de uma unidade”.

No corpo do e-mail informe:

– Sigla da unidade;

– Nome completo da unidade;

– Nome completo do servidor responsável pela unidade (chefia);

– Anexo de um documento comprobatório ou solicitação da chefia.

(VI) CADASTRO DE TIPOS DE PROCESSOS

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

O cadastro, desativação ou alteração de dados de tipos de processo no SEI-UFV apenas pode ser solicitado pela chefia do setor designada para ser a ‘Dona do Processo’. Todos os tipos de processos criados no SEI terão um único setor responsável (aquele que tem maior impacto no processo ou que possa deliberar sobre alterações neste).

Exemplo:

Tipo de Processo: ‘DG03 – Acordo de Cooperação Técnica’

Setor Responsável (Dono do processo): ‘Diretoria de Governança Institucional (DGI)’.

Para visualizar a lista de tipos de processos disponíveis no SEI da UFV e possíveis responsáveis, acesse a planilha Tipos de Processos do SEI-UFV.

(i) Para solicitar o cadastro de um novo tipo de processo no SEI, a chefia do setor responsável (ou o servidor autorizado pela chefia) deve enviar um e-mail para sei@ufv.br. Caso o remetente não seja o chefe do setor, a solicitação será recusada.

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cadastro de Tipo de Processo”.

No corpo do e-mail informe:

– Informe de maneira clara e objetiva a sua necessidade.

– Preencha a Ficha Cadastral do processo e a envie como anexo ao e-mail.

Faça download do modelo da Ficha Cadastral aqui.

Apenas os campos ‘prazo’, ‘entregas’ e ‘quantidade’ não precisam ser preenchidos.

(ii) Para solicitar alterações em um tipo de processo no SEI já existente, o solicitante deve entrar em contato com o setor responsável pelo tipo de processo e solicitar que a chefia deste setor envie um e-mail para sei@ufv.br contendo a solicitação.

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Alteração em Tipo de Processo”.

No corpo do e-mail informe:

– Nome do setor e da chefia responsável pelo tipo de processo SEI;

– Informe de maneira clara e objetiva a sua necessidade.

(VII) CADASTRO DE MODELOS DE DOCUMENTOS

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

Podem haver dois tipos de cadastros relacionados a documentos no SEI:

(i) Cadastro de nomenclatura de tipo de documento externo;

(ii) Cadastro de modelo de documento interno.

Para solicitar o cadastro de uma ‘nomenclatura de tipo de documento externo‘ no SEI, o solicitante deve enviar um e-mail para sei@ufv.br

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cadastro de Nomenclatura de Tipo de Documento Externo”.

No corpo do e-mail informe:

– Sugestão de nome(s) para o(s) tipos de documento(s) externos desejados. Exemplo: ‘Documento Operacional Administrativo’.

Para solicitar o cadastro de um ‘modelo de documento interno‘ no SEI (disponível a muitos setores ou a todos da UFV), o solicitante deve enviar um e-mail para sei@ufv.br

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cadastro Modelo de Documento”.

No corpo do e-mail informe:

– Sugestão de nome(s) para o(s) modelo(s) de documento(s) (exemplo: ‘DGI – Plano de Trabalho TED’);

– Nome do Tipo de Processo cujo modelo será utilizado (em sua instrução processual);

– Nome das unidades do SEI que poderão ter acesso ao modelo;

– Anexe o modelo do documento desejado.

Utilize o serviço de ‘Cadastro de Modelos de Documentos Internos’ apenas quando for necessário criar um modelo de documento que deve estar disponível a MAIS DE UMA unidade do SEI-UFV.

Quando desejar criar um modelo de documento interno para UMA ÚNICA unidade do SEI, não utilize este serviço. Modelos de documentos internos podem ser criados e gerenciados em unidades do SEI por qualquer membro da unidade. Acesse o documento Procedimento Operacional Padrão do SEI e consulte o item: POP 24 Criar, consultar, alterar e excluir modelo de documento.

Observação: Caso queiram alterar algum modelo de documento no SEI, a solicitação deverá ser enviada ou aprovada pela chefia do setor responsável por aquele modelo de documento.

(VIII) DESANEXAR PROCESSOS OU CANCELAR DOCUMENTOS

Clique aqui para acessar o fluxo do processo.

Esta funcionalidade está disponível apenas para servidores com o perfil de ‘Administrador do SEI‘. Contudo, os servidores com o perfil de ‘Usuários do SEI’ poderão solicitar este tipo de serviço à DGI em casos excepcionais, mediante justificativa.

(i) Para solicitar o serviço de ‘desanexar processos’ no SEI, o solicitante deve enviar um e-mail para sei@ufv.br.

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Desanexar Processo no SEI”.

No corpo do e-mail informe:

– Unidade no SEI onde o processo está aberto no momento;

– Os processos que devem ser desanexados.

– Justificativa para realização da ação.

(ii) Quanto ao serviço de ‘Cancelar documentos’ no SEI, a Comissão de Gestão do SEI decidiu que não é permitido o cancelamento de documento que já tenha sido tramitado e/ou visualizado por servidores com o perfil de ‘Usuário do SEI’. Caso seja necessário desconsiderar algum documento, deve-se:

1º) criar novo documento “despacho”;

2º) incluir no nome que consta na árvore do processo a informação “invalidação doc. xxxx” ou “substituição doc. xxxx” ou ainda “complemento do doc. xxxx”;

3º) no conteúdo desse novo documento informar a justificativa da substituição ou da retificação de conteúdo, de acordo com a necessidade. Cabe salientar que esse procedimento já era utilizado nos processos físicos.

Para mais informações, acesse nossas orientações sobre exclusão e cancelamento de documentos no SEI.

Contudo, em casos excepcionais (de exposição de informação sigilosa), o servidor com o perfil de ‘Usuário do SEI’ poderá solicitar à DGI o serviço de ‘cancelar documentos’ no SEI. Para isso, o solicitante deve enviar um e-mail para sei@ufv.br.

No titulo do e-mail informe qual é o serviço desejado: “Cancelar Documento no SEI”.

No corpo do e-mail informe:

– Unidade no SEI onde o processo está aberto no momento;

– Os documentos que devem ser cancelados.

– Justificativa para realização da ação.

Neste caso, a DGI irá avaliar a justificava e atenderá a solicitação apenas se for caracterizado um caso de: (i) exposição de informação sigilosa ou (ii) quando for o último documento gerado no processo e a solicitação de cancelamento seja enviada em até 48h após a criação do documento.

Contatos:

Allan Castro Ferreira

sei@ufv.br

Ramal 2614